Declarație GDPR / Protecția Datelor

Ultima actualizare: Decembrie 2024

1. Introducere

HyClean se angajează să protejeze și să respecte dreptul la confidențialitate al tuturor persoanelor ale căror date personale le prelucrează. Această declarație descrie modul în care implementăm principiile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) – Regulamentul UE 2016/679 în toate aspectele activității noastre.

Această declarație vine în completarea Politicii de Confidențialitate și oferă informații suplimentare despre angajamentul nostru față de protecția datelor.

2. Cine Suntem – Informații despre Operator

Denumire: HyClean
Sediu: Constanța, România
Website: https://hyclean.ro
Contact: info@hyclean.ro

HyClean acționează în calitate de operator de date cu caracter personal pentru datele colectate prin:

• Website-ul hyclean.ro
• Formularele de contact și programări
• Comunicările prin email, telefon sau alte canale
• Prestarea serviciilor de curățenie

3. Angajamentul Nostru față de GDPR

HyClean respectă pe deplin prevederile GDPR și se angajează să:

• Prelucreze datele personale în mod legal, corect și transparent
• Colecteze date doar pentru scopuri specifice, explicite și legitime
• Limiteze colectarea la ceea ce este necesar și relevant
• Mențină datele exacte și actualizate
• Păstreze datele doar atât cât este necesar
• Asigure securitatea și confidențialitatea datelor
• Respecte toate drepturile persoanelor vizate

4. Principiile GDPR pe Care le Aplicăm

4.1 Legalitate, Echitate și Transparență

Prelucrăm datele dumneavoastră doar pe baze legale (contract, consimțământ, interes legitim sau obligație legală) și vă informăm clar despre:

• Ce date colectăm
• De ce le colectăm
• Cum le utilizăm
• Cât timp le păstrăm
• Cu cine le împărtășim

4.2 Limitarea Scopului

Colectăm datele doar pentru scopuri specifice și legitime:

• Prestarea serviciilor de curățenie
• Gestionarea relației comerciale
• Îmbunătățirea serviciilor
• Marketing (doar cu consimțământul dumneavoastră)

Nu vom utiliza datele pentru alte scopuri incompatibile fără a vă informa și a obține consimțământul dumneavoastră.

4.3 Minimizarea Datelor

Colectăm doar datele care sunt strict necesare pentru scopurile declarate. Nu solicităm informații inutile sau excesive.

4.4 Exactitate

Facem eforturi rezonabile pentru a ne asigura că datele sunt corecte și actualizate. Vă încurajăm să ne anunțați dacă datele dumneavoastră s-au schimbat sau dacă observați erori.

4.5 Limitarea Stocării

Păstrăm datele doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor sau pentru respectarea obligațiilor legale. După expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate.

4.6 Integritate și Confidențialitate

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva:

• Pierderii accidentale
• Distrugerii
• Accesului neautorizat
• Modificării sau dezvăluirii ilegale

5. Consimțământul Dumneavoastră

5.1 Când Solicităm Consimțământ

Solicităm consimțământul dumneavoastră explicit pentru:

• Marketing direct: newsletter, oferte promoționale, SMS-uri comerciale
• Cookie-uri neesențiale: cookie-uri de analiză și publicitate
• Procesarea unor categorii speciale de date (dacă este cazul)

5.2 Cum Obținem Consimțământul

Consimțământul este obținut prin:

• Bifarea unor casete de consimțământ (opt-in activ, nu pre-bifat)
• Acceptarea explicită în formulare
• Confirmarea prin email

5.3 Retragerea Consimțământului

Aveți dreptul să vă retrageți consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior. Puteți face acest lucru prin:

• Click pe linkul “Dezabonare” din emailuri
• Contactarea noastră la contact@hyclean.ro
• Ajustarea setărilor de cookie-uri pe website

Retragerea consimțământului nu afectează prelucrarea datelor pe alte temeiuri legale (ex: contract, obligație legală).

6. Cum Procesăm Datele în Operațiunile Zilnice

6.1 La Primirea unei Solicitări

Când ne contactați pentru servicii:

• Colectăm doar datele necesare (nume, telefon, email, adresă)
• Folosim datele pentru a confirma programarea și a presta serviciul
• Stocăm datele în sisteme securizate cu acces restricționat

6.2 În Timpul Prestării Serviciilor

• Echipa noastră respectă confidențialitatea dumneavoastră
• Angajații sunt instruiți să nu acceseze, copieze sau dezvăluie informații personale observate la locație
• Nu fotografiem sau filmăm interior-ul locuințelor fără consimțământ explicit

6.3 După Finalizarea Serviciului

• Păstrăm datele pentru relații viitoare și obligații legale
• Puteți solicita ștergerea datelor dacă nu mai doriți să utilizați serviciile noastre
• Facturarea și datele contabile sunt păstrate conform legislației fiscale (10 ani)

7. Transparență în Manipularea Datelor

7.1 Acces la Date

Datele dumneavoastră sunt accesibile doar de către:

• Personalul autorizat HyClean care are nevoie de ele pentru îndeplinirea sarcinilor
• Procesatori de date terți care lucrează în numele nostru (hosting, email, plăți)

7.2 Înregistrări ale Prelucrării

Menținem registre interne cu:

• Tipurile de date pe care le procesăm
• Scopurile prelucrării
• Categoriile de persoane vizate
• Destinatarii datelor
• Măsurile de securitate implementate

7.3 Evaluări de Impact (DPIA)

Pentru activități cu risc ridicat pentru drepturile dumneavoastră, efectuăm evaluări de impact asupra protecției datelor (Data Protection Impact Assessments) pentru a identifica și minimiza riscurile.

8. Măsuri de Protecție și Securitate

8.1 Măsuri Tehnice

• Criptare SSL/TLS pentru website
• Firewall-uri și sisteme antivirus actualizate
• Backup-uri regulate și criptate
• Autentificare securizată pentru acces la sisteme
• Actualizări de securitate prompte

8.2 Măsuri Organizatorice

• Politici interne de protecție a datelor
• Training regulat pentru angajați
• Clauze de confidențialitate în contractele de muncă
• Acces restricționat pe baza principiului “need to know”
• Proceduri de răspuns la incidente de securitate

8.3 Procesatori de Date Terți

Colaborăm doar cu furnizori care oferă garanții suficiente pentru implementarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate și care semnează acorduri de prelucrare a datelor conforme GDPR.

9. Notificarea Încălcărilor de Securitate

În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă un risc pentru drepturile dumneavoastră:

• Vom notifica Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în termen de 72 de ore
• Vă vom informa direct dacă încălcarea prezintă un risc ridicat pentru dumneavoastră
• Vom lua măsuri imediate pentru a limita impactul și a preveni incidente viitoare

10. Drepturile Dumneavoastră – Rezumat

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

Contact pentru exercitarea drepturilor: contact@hyclean.ro
Termen de răspuns: 30 de zile

11. Transferuri Internaționale de Date

În cazul în care utilizăm servicii care transferă date în afara Spațiului Economic European (SEE), ne asigurăm că:

• Transferul este realizat către țări cu nivel adecvat de protecție recunoscut de Comisia Europeană
• Sunt implementate clauze contractuale standard aprobate de UE
• Sunt aplicate garanții suplimentare pentru protecția datelor

12. Copii și Persoane Vulnerabile

Nu colectăm intenționat date de la persoane sub 16 ani fără consimțământul părinților sau reprezentanților legali. Dacă descoperim că am colectat astfel de date, le vom șterge imediat.

13. Modificări ale Declarației GDPR

Această declarație poate fi actualizată periodic pentru a reflecta:

• Modificări ale legislației
• Schimbări în practicile noastre de afaceri
• Noi tehnologii sau servicii

Data ultimei actualizări este indicată în partea de sus a documentului. Modificările semnificative vor fi comunicate prin:

• Notificare pe website
• Email către clienții activi

14. Responsabil cu Protecția Datelor

În prezent, HyClean nu are obligația legală de a desemna un Data Protection Officer (DPO), fiind o întreprindere mică. Cu toate acestea, persoana de contact pentru toate aspectele legate de protecția datelor este:

Email: contact@hyclean.ro
Subiect: “GDPR – Protecția Datelor”

15. Autoritatea de Supraveghere

Pentru orice nelămurire sau plângere legată de modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, puteți contacta autoritatea de supraveghere din România:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București
Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Website: www.dataprotection.ro

16. Contact

Pentru orice întrebări despre această declarație sau despre modul în care protejăm datele dumneavoastră:

HyClean
Constanța, România
Email: info@hyclean.ro
Website: https://hyclean.ro

HyClean este dedicat transparenței, confidențialității și protecției datelor dumneavoastră personale. Vă mulțumim pentru încredere!